Количество бумаг и документов, которые использует в своей операционной деятельности любая организация, имеет тенденцию к постоянную увеличению в силу увеличения количества заявок, роста числа поставщиков и заказчиков, расширения сферы деятельности и заключения все новых договоров и т.д. Чтобы обеспечить должный порядок и систему в бумажных делах, современному офису не обойтись без инновационных информационных решений в этой сфере. Наилучшим вариантов в данном случае станет электронный документооборот.
Электронная система документооборота позволяет автоматизировать работу наиболее важных источников входящей и исходящей информации в компании, таких как:
- реестры
- документы любого типа (приказы, договора, сертификаты, лицензии, личные дела работников и т.д.)
- корпоративный почтовый сервер
- внутренний форум и т.д.
В чем преимущества создания электронных документов вместо бумажных?
Перечислим наиболее существенные факторы, обуславливающие необходимость перехода на электронный документооборот:
- отсутствие расходов на ведение архивов
- сокращение затрат на бумажные и канцелярские товары (папки, скоросшиватели, офисная бумага, степлеры, стикеры и т.д.)
- рост эффективности трудозатрат за счет повышение скорости подготовки и согласования документов разного рода, снижения рисков потери документации и т.д.
Статья подготовлена по материалам сайта http://4k.com.ua/.
Частное предприятие «4K-SOFT».
10003 Украина, г. Житомир ул. 8 марта,13а, офис 404.
+380 95 2837749.
+380 96 5382923.
+380 66 4085958.
E-Mail: [email protected].
